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Las politicas corporativas sobre redes sociales

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Hoy traemos al blog un tema que interesa a todas las empresas grandes y pequeñas, incluso a aquellas que no tienen presencia en redes sociales (O eso creen…). Vamos a hablar de las políticas corporativas sobre el uso de redes sociales, que son, porque son necesarias y donde encontrar ejemplos que puedan ayudarnos a elaborar una propia.

¿Que es una política corporativa sobre el uso de las redes sociales?

Hoy en día es una realidad comúnmente aceptada que la tecnología aplicada al mundo laboral reduce costes y aumenta la productividad. En el caso de las redes sociales, debido a su reciente y revolucionaria irrupción en el entorno laboral persisten dudas sobre si hace al empleado más productivo o le da una vía de escape de sus responsabilidades laborales, restando competitividad a su empresa.

Pero prohibir a tus empleados acceder a Facebook no es una solución. Tus clientes, prospectos, proveedores y competidores (Probablemente, incluso los mismos empleados que lo tienen prohibido) hablaran de todas formas, y que mejor que contar con voces amigas que hagan de contrapeso frente a las críticas e informen a la dirección de que se dice en la red sobre la empresa.

Al hablar de política corporativa sobre redes sociales nos referimos a un documento aprobado por la dirección de una empresa en el que esta comunica a sus empleados su postura respecto a las redes sociales, las condiciones de su uso en el trabajo, el fomento o prohibición de ciertas actividades como crear un blog en el que se hable de la empresa o su participación en redes sociales, y bajo que condiciones.

¿Por que necesitamos una política corporativa sobre el uso de las redes sociales?

Two old cowboys

Contar con diferentes voces en los medios sociales dentro de tu empresa será una gran ayuda a consolidar la presencia online de tu compañía. Nadie mejor que tus propios empleados para hablar sobre los servicios, productos, ofertas y promociones con los que tu empresa compite en el mercado, y nadie mejor que los empleados para solucionar las dudas y quejas que tus clientes puedan estar expresando en las redes sociales, abriendo un nuevo canal de atención al publico, incrementando la satisfacción de tus clientes y transmitiendo esa valiosa información al seno de la empresa.

Este nuevo entorno de comunicación y relación con los clientes y prospectos pertenece a las personas, no a las compañías, por lo que esta mas cerca de las relaciones publicas que de la venta agresiva. Esto implica que cuantos más “comerciales” tengamos charlando de forma informal sobre la empresa en las redes sociales, mayores serán nuestras probabilidades de éxito frente a nuestros competidores.

Por otro lado, asumiendo que ya hay personas hablando de la empresa en este momento, ¿No seria genial contar con moderadores en el canal donde lo hacen? ¿No aprovecharías la oportunidad de cambiar algunas de las opiniones más negativas e invitar a los clientes satisfechos a que expresen su confianza en la empresa? ¿No seria genial contar con esas opiniones positivas y difundirlas tanto como sea posible?

Según un estudio de Manpower titulado  “Redes sociales y empresa. Cómo aprovechar el poder de los social media” , en España únicamente tienen políticas corporativas sobre redes sociales el 10% de las empresas, mientras que en Estados Unidos y Gran Bretaña representan el 29 y el 22 % respectivamente.

En este estudio se destaca la necesidad de “encontrar formas de utilizar los social media para ayudar a los empleados a disfrutar de un equilibro adecuado. En este sentido, los códigos de conducta corporativa no deberían limitar las actividades creativas y valor añadido de los empleados sino desarrollar un ambiente que fomente esos esfuerzos”.

La creación de una politica corporativa propia

Hotel´s reception

Como se ha explicado, la carencia de una política corporativa sobre las redes sociales expone a tu empresa a un potencial desfase frente a la competencia e implica la perdida de una oportunidad para posicionarse como una empresa moderna e innovadora, además de exponer a la compañía a sufrir perdidas de know how y crisis de comunicación.

Todos estos inconvenientes pueden evitarse comunicando a los empleados cual es la postura de la compañía, que se espera de ellos y hasta donde pueden llegar con su actividad online en lo que afecta a su relación laboral con la empresa.

El tamaño de la empresa no es un problema para contar con una politica definida, ya que dicha política puede plasmarse como resumen ejecutivo de las principales preocupaciones de la direccion en un email enviado a todos los empleados. Pero si las normas establecidas fueran muy restrictivas, será mas conveniente plasmarlas en un documento con valor jurídico, firmado por los empleados como muestra de adhesión a la nueva política.

Una política corporativa te permitirá:

Proteger la información interna que puede ser critica para la compañía, que puede estar en riesgo debido a la falta de comunicación clara y directa con los empleados.

Evitar que los empleados mezclen sus vidas profesionales y personales en las redes sociales. Imagina que un becario se hace amigo de uno de tus mejores clientes en Facebook, de forma que este tenga acceso a todos sus comentarios… Asusta no?

Impedir que los empleados pierdan su tiempo de forma improductiva. Al habérsele comunicado la postura de la empresa sobre las redes sociales y las limitaciones de su uso en el trabajo y en su vida privada, el empleado sabe que conductas son incentivadas y apoyadas por la compañía y cuales no.

Finalmente, para aquellos interesados en elaborar su propia politica corporativa, que mejor que contar con ejemplos de algunas de las empresas mas exitosas en la web 2.0, desde grandes multinacionales a pequeñas empresas innovadoras. Pueden encontrarlos en SocialMediaGovernance.com, un recurso muy útil que recopila una gran cantidad de políticas de otras empresas que pueden servirte de ejemplo e inspirarte, además de estudios sobre la aplicación de este tipo de políticas y sobre social media en general, como este titulado “Social Media Policy Analysis”. Por supuesto, también podéis hablar con el equipo de Social Media de Internet Advantage para que os asesore ;)

Espero que el post os haya parecido interesante y que nos contéis vuestra opinión al respecto en un comentario.

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